Norges Luftsportforbund - Personvernerklæring

Denne erklæringen beskriver hvordan Norges Luftsportforbund (NLF) samler inn og bruker personopplysninger, dvs opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson. Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når vi samler inn informasjon om deg, og informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger i våre systemer.

NLF behandler personopplysninger som arbeidsgiver, som et organisasjonsledd under Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF) med idrettens sentrale databaser og i forbindelse med besøk på nettsider som www.nlf.no og sider knyttet til våre/idrettens IT- løsninger.

Denne personvernerklæringen gir opplysninger om hvilke personopplysninger som samles inn, hvordan de samles inn og hvilke rettigheter du har når personopplysninger om deg er registrert hos oss. NLF er behandlingsansvarlig for den behandling av personopplysninger som beskrives her. Generalsekretæren i NLF er hovedansvarlig for behandlingen av personopplysningene som utføres av NLF, mens tilsvarende ansvar finnes hos de respektive klubber som behandler persondata.

Du finner informasjon om behandling av personopplysninger og informasjonssikkerhet i idretten generelt på www.idrettsforbundet.no.

Medlemsopplysninger

NLF behandler personopplysninger om medlemmer som er nødvendig for ditt medlemskap og din aktivitet i luftsporten. Registrering av medlemsopplysninger er en forutsetning for medlemskap i norsk luftsport.

Blant opplysningene som kan behandles er navn, fødselsnummer, kontaktinformasjon, familierelasjoner, betalingskrav, lisens/forsikring, påmeldinger til kurs og konkurranser, resultater, kompetanse (idretts-cv), roller du har i idretten og annen informasjon som er relatert til medlemskap og aktivitet. Dersom du ikke registrerer deg selv gjennom Min idrett, blir dine opplysninger registrert av klubben eller det organisasjonsleddet du har din kontakt med. Min idrett er i utgangspunktet løsningen til NIF, som benyttes av NLF. Det er NIF som er behandlingsansvarlig for Min idrett.

På vegne av myndighetene fører NLF register over alle norske mikrofly. Flyets eier og postadresse er lagret i Melwin-databasen («Medlems- og lisenssystem for Windows), mens informasjon om flyets kontaktperson er lagret i løsningen til NIF. E-postadressen til flyets kontaktperson er også tilgjengelig i Melwin-databasen.

Nyhetsbrev

Som medlem i NLF mottar du nyhetsbrev med faglig innhold, aktuelle nyhetssaker og viktig informasjon fra NLF. Dette er frivillig og innebærer at du jevnlig mottar e-post med nyhetsbrevene.

Du kan når som helst melde deg av nyhetsbrevene og din e-postadresse vil da umiddelbart bli slettet fra adresselisten til det aktuelle nyhetsbrevet. E-postadressen vil også slettes dersom vi får tilbakemelding om at den ikke lenger er aktiv.

Mottakere av personopplysninger

NIF benytter Buypass AS som er underleverandør for NIFs løsning for brukertilgang/pålogging til idrettssystemene, og utleverer fødselsnummer, navn, mobiltelefon og e-postadresse i denne sammenheng. Gjennom Min idrett gjøres kontingentbetaling, påmelding og betaling til ulike konkurranser/kurs og betaling av lisenser og forsikringer.

For øvrig vil personopplysningene som er relevante i forhold til den enkeltes tilknytninger til luftsporten, bli behandlet av NLF. Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er at det er nødvendig for å administrere den enkeltes tilknytning til NLF, som er grunnlaget for utøvelse av idrettsaktiviteter og støttefunksjoner.

NIF utleverer personopplysninger til Brønnøysundregistrene/Frivillighetsregisteret for styre og ledelse i alle juridiske organisasjonsledd fordi vi er rettslig forpliktet til dette.

Personaladministrasjon

NLF behandler personopplysninger for å kunne utøve nødvendig personaladministrasjon (inkludert tillitsvalgte). Personopplysningene som behandles i denne forbindelse er blant annet personalia, lønnsopplysninger, evalueringer, ferie/fravær, opplysninger om pårørende, utdannelse og stilling.

Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er å oppfylle ansettelsesavtalen/tillitsvervet.

Personopplysninger tilknyttet slik administrasjon blir oppbevart så lenge vedkommende er ansatt/tilknyttet NLF samt i en periode etter at ansettelsesforholdet/tillitsvervet er avsluttet i henhold til det som er påkrevd av regnskapslovens oppbevaringsplikt.

Søknader om flygebevis

NLF behandler også personopplysninger i forbindelse med søknader om flygebevis, herunder oppbevaring av søknadsskjema og legeerklæring i lukket konvolutt, jf. forskrift om medisinske undersøkelser av seilflygere, mikroflygere, førere av friballong og kabinbesetninger. De lukkede konvoluttene blir oppbevart på en sikker måte hos NLF. Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er samtykke.

De lukkede konvoluttene som inneholder søknadsskjema/legeerklæring oppbevares av NLF i ti år etter at deres siste legeattest er utløpt.

Avidentifisering og sletting av data

NIF har en detaljert oppstilling i forhold til når en person kan slettes i idrettens systemer. Dette må NLF, som et organisasjonsledd under NIF, forholde seg til. Ulike lover stiller krav til oppbevaring av personopplysninger i flere sammenhenger, også etter at ens aktive forhold til idretten er avsluttet. Eksempler på dette er i forbindelse med forsikring/lisens og bokføring av økonomiske transaksjoner, eller at en har idrettsresultater eller roller som innebærer behov for å ivareta historiske opplysninger.

Før data blir slettet vil det også være aktuelt å lagre disse i pseudonymisert form for at idretten skal kunne bruke basisopplysninger som f.eks. kjønn, fødselsdato, poststed og idrett som grunnlag for statisk analyse av f.eks. medlemsutvikling og frafall eller utvikling/endring i tillitsvalgte over tid.

For personer som ikke omfattes av slike forhold, vil data bli slettet ett år etter at forholdet til idretten er avsluttet.

Rett til innsyn

Enhver kan kreve å få vite hva slags behandling av personopplysninger NLF foretar, samt grunnleggende informasjon om disse behandlingene. Slik informasjon er gitt i denne personvernerklæringen.

Dersom du er registrert i NLFs systemer har du krav på å få vite hvilke opplysninger om deg som er registrert og hvilken kilde personopplysningene kommer fra, dersom opplysningene ikke er gitt av deg selv. Dette gjelder f.eks. data registrert i konkurranseaktivitet. Det gis innsyn i en samlet oversikt av opplysninger basert på skriftlig henvendelse, se kontaktinformasjon nedenfor.

Du kan kreve at den behandlingsansvarlige utdyper informasjonen som nevnt ovenfor i den grad dette er nødvendig for at du skal kunne ivareta egne interesser.

Retting, sletting og behandling av personopplysninger

Dersom NLF behandler personopplysninger om deg som er uriktige, ufullstendige eller som det ikke er adgang til å behandle, kan du kreve at NLF skal rette eller slette de mangelfulle opplysningene.

NLF skal svare på henvendelser om innsyn eller andre rettigheter etter personopplysningsloven uten ugrunnet opphold og senest innen 30 dager fra den dagen henvendelsen kom inn, med mindre særlige forhold gjør det umulig å svare på henvendelsen innen denne fristen. NLF skal i så fall gi et foreløpig svar med opplysninger om grunnen til forsinkelsen og sannsynlig tidspunkt for når svar kan gis.

Du har også rett til å protestere mot vår behandling av dine opplysninger. Dersom det viser seg at opplysningene er uriktige eller ufullstendige, eller at vi behandler personopplysninger

vi ikke har grunnlag for å behandle, har du rett til å kreve at vi retter, supplerer eller sletter disse opplysningene innen 30 virkedager etter at vi har mottatt henvendelse om dette. Du har rett til å kreve at behandlingen av personopplysninger begrenses i den perioden vi bruker til å kontrollere riktigheten av behandlingen.

Trekke samtykke

Dersom behandlingen av dine persondata er basert på avgitt samtykke, kan du trekke ditt samtykke når du ønsker. NLF vil da slette dine persondata med mindre NLF har hjemmel for å ivareta informasjon av hensyn til arkivformål i allmennhetens interesse eller andre lovhjemler. Når du trekker ditt samtykke innebærer det at ditt forhold til NLF avsluttes, og at f.eks. roller og verv du har avsluttes. Når samtykket trekkes, påvirker det ikke lovligheten av den behandling som har vært utført frem til samtykket trekkes tilbake.

Dataportabilitet

Du har rett til å be om utlevering av dine persondata i et maskinlesbart format for å kunne ta disse med til tredjepart. For utlevering av data i slik form vil dette skje basert på skriftlig henvendelse, se kontaktinformasjon nedenfor.

Kontaktinformasjon

Henvendelser kan rettes til post@nlf.no (merket Personvern).

Klage

Dersom du mener det foreligger brudd på retningslinjer kan du klage til Datatilsynet, kontaktinformasjon m.m. finnes på www.datatilsynet.no.

Informasjonskapsler

Ved å bruke dette nettstedet godtar du at informasjonskapsler (cookies) brukes til trafikkmåling og optimalisering av innhold. Du kan slette lagrede informasjonskapsler ved å følge instruksjonene for sletting i din nettleser. Informasjon om dette finnes i hjelpefunksjonen i nettleseren din. Vær oppmerksom på at å begrense tilgangen til informasjonskapsler kan påvirke funksjonaliteten på nettstedet vårt.